Déclaration de protection des données

Document préparé pour la mise en conformité avec la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et l’ordonnance sur la protection des données (OPDo). À valider selon les traitements effectivement réalisés.

La présente déclaration décrit la manière dont Versions Originales Sàrl traite les données personnelles dans le cadre de ses activités, notamment lors de la fourniture de prestations de traduction, de révision et de services linguistiques.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Versions Originales Sàrl
c/o ACSY Sarah Yerly
Chemin de la Cure 2
CH-2022 Bevaix
Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Toute question relative au traitement de données personnelles ou à l’exercice des droits prévus par la législation applicable peut être adressée aux coordonnées ci-dessus.

2. Données personnelles traitées

Selon la relation concernée et le contenu des mandats, nous pouvons notamment traiter :

les coordonnées et données professionnelles de nos clients, prospects, fournisseurs et partenaires;
les communications, demandes d’offres, instructions, commandes, factures et informations nécessaires au suivi administratif des mandats;
les documents, textes, fichiers et contenus qui nous sont confiés pour traduction, révision ou traitement linguistique;
les données personnelles figurant dans ces documents. Selon la nature du mandat, ceux-ci peuvent également contenir des données personnelles sensibles;
les informations relatives à nos traducteurs, réviseurs et autres prestataires externes;
les données techniques et de sécurité générées lors de l’utilisation de nos systèmes et services informatiques, dans la mesure applicable.

3. Finalités du traitement

préparer, conclure et exécuter les relations contractuelles et les mandats;
communiquer avec les clients, partenaires et prestataires;
réaliser les traductions, révisions, contrôles qualité et travaux terminologiques;
gérer les prestations de traducteurs ou réviseurs externes lorsque cela est nécessaire;
établir les offres, factures et documents comptables et satisfaire aux obligations légales;
assurer la sécurité, la disponibilité et l’administration de nos systèmes;
défendre ou faire valoir des droits juridiques lorsque cela est nécessaire.

4. Systèmes informatiques et stockage

Les fichiers de traduction, projets Trados et mémoires de traduction exploités en interne sont enregistrés sur le serveur physique de Versions Originales Sàrl en Suisse. Trados Freelance est utilisé localement; aucun service cloud Trados n’est utilisé pour le stockage des projets ou mémoires selon notre configuration actuelle.

Les comptes de messagerie de Versions Originales Sàrl sont hébergés par Infomaniak en Suisse et peuvent être consultés au moyen de Microsoft Outlook, utilisé comme client de messagerie. Lorsque le contrat ou la sensibilité du mandat le requiert, les documents sont reçus ou livrés au moyen des messageries ou plateformes sécurisées prévues pour le mandat. Les fichiers de traduction et les mémoires de traduction exploités en interne sont conservés sur le serveur physique de Versions Originales Sàrl en Suisse.

5. Communication à des prestataires et sous-traitants

Nous pouvons confier certaines opérations à des prestataires lorsque cela est nécessaire à l’exécution du mandat ou au fonctionnement de l’entreprise. Il peut notamment s’agir de fournisseurs informatiques ainsi que de traducteurs ou réviseurs externes. Nous leur communiquons uniquement les données nécessaires à la tâche confiée et leur imposons des obligations appropriées de confidentialité et de protection des données.

Des traducteurs et réviseurs externes peuvent être établis en Europe. Ils ne reçoivent que les données nécessaires à l’exécution de la prestation confiée et sont soumis à des obligations de confidentialité et de protection des données. Infomaniak intervient en outre comme prestataire de messagerie. Lorsqu’une communication de données à l’étranger a lieu, Versions Originales Sàrl veille au respect des exigences prévues par la législation suisse sur la protection des données.

6. Outils de traduction et intelligence artificielle

Versions Originales Sàrl peut utiliser DeepL Pro comme outil d’assistance linguistique. Lorsqu’un texte est soumis à ce service, il est traité par un prestataire externe selon l’infrastructure et les conditions applicables au service. L’utilisation de DeepL Pro est limitée selon la sensibilité du mandat, les instructions du client, les obligations de confidentialité et les règles internes de Versions Originales Sàrl. Lorsque cela est approprié, les contenus sont minimisés ou pseudonymisés avant leur soumission. Les exigences de sécurité ou de confidentialité propres à un mandat prévalent sur l’utilisation de tels outils.

Des outils d’intelligence artificielle peuvent également être utilisés à des fins de recherche terminologique ou documentaire. Ils ne doivent pas recevoir de documents clients, de données personnelles non publiques ou d’informations confidentielles, sauf si l’outil et le cas d’usage ont été préalablement évalués et autorisés et que les exigences contractuelles et légales sont respectées. Versions Originales Sàrl ne prend pas de décision individuelle automatisée concernant les personnes mentionnées dans les documents de traduction dans le cadre de ces usages linguistiques.

7. Communication de données à l’étranger

Certains destinataires ou fournisseurs peuvent être situés hors de Suisse, notamment des traducteurs ou réviseurs externes en Europe et des fournisseurs de services linguistiques tels que DeepL. Lorsque le pays destinataire assure un niveau de protection adéquat reconnu par le Conseil fédéral, les données peuvent y être communiquées conformément au droit applicable. Lorsque ce niveau de protection n’est pas reconnu comme adéquat, Versions Originales Sàrl recourt, selon le cas, aux garanties ou aux exceptions admises par la législation suisse sur la protection des données.

8. Durée de conservation

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire à l’exécution du mandat, à la gestion de la relation commerciale, au respect de nos obligations légales ou contractuelles et, lorsque cela est nécessaire, à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits. Lorsque les données ne sont plus nécessaires à ces finalités, elles sont supprimées ou anonymisées conformément aux règles de conservation applicables. Des durées différentes peuvent s’appliquer selon qu’il s’agit notamment de correspondance, de dossiers de traduction, de documents comptables, de mémoires de traduction ou de sauvegardes.

9. Sécurité des données

Versions Originales Sàrl met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques afin de protéger les données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la modification, la divulgation ou toute autre utilisation non autorisée. L’accès aux données est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour accomplir leur tâche. Pour certains mandats, notamment ceux de l’administration fédérale, les canaux sécurisés convenus contractuellement sont utilisés.

10. Droits des personnes concernées

Dans les limites prévues par le droit applicable, les personnes concernées peuvent notamment demander si nous traitons des données personnelles les concernant et obtenir les informations prévues par la loi. Elles peuvent également demander la rectification de données inexactes et, lorsque les conditions légales sont remplies, la suppression, la remise ou la transmission de certaines données, ou s’opposer à certains traitements. Des restrictions ou exceptions légales peuvent s’appliquer.

11. Traitements liés au site Internet

Le site Internet de Versions Originales Sàrl est hébergé auprès d’Infomaniak en Suisse. Lors de la consultation du site, des données techniques nécessaires à sa mise à disposition, à son fonctionnement et à sa sécurité sont traitées. Il peut notamment s’agir de l’adresse IP, de la date et de l’heure de l’accès, des pages ou ressources demandées ainsi que d’informations techniques relatives au navigateur et au système utilisé.

Versions Originales Sàrl utilise les statistiques de fréquentation mises à disposition dans le cadre de son hébergement Infomaniak afin de mesurer l’utilisation générale du site et d’en assurer le fonctionnement et l’amélioration. Ces statistiques sont établies notamment sur la base des requêtes adressées au serveur et des données figurant dans les journaux techniques. Versions Originales Sàrl n’utilise pas Google Analytics.

Le site utilise Google Fonts afin d’afficher certaines polices de caractères. Lorsque ces polices sont chargées directement depuis l’infrastructure de Google, le navigateur du visiteur établit une connexion avec les services concernés de Google. Des données techniques nécessaires à cette communication peuvent alors être transmises au fournisseur.

Le site comporte également des liens permettant d’accéder à des sites Internet de tiers, notamment LinkedIn. Lorsqu’un visiteur active un tel lien, il quitte le site de Versions Originales Sàrl et le traitement ultérieur des données est soumis aux pratiques et déclarations de protection des données du fournisseur concerné.

Le site ne comporte pas de formulaire de contact et ne permet pas de transmettre ou de déposer directement des documents destinés à la traduction. Les demandes et documents sont transmis à Versions Originales Sàrl par les moyens de communication indiqués sur le site ou, lorsque cela est prévu pour un mandat particulier, par les canaux sécurisés convenus.

Le site ne recourt actuellement pas à des cookies de suivi publicitaire ni à Google Analytics. Des cookies ou technologies similaires strictement nécessaires au fonctionnement technique et à la sécurité du site peuvent être utilisés. Si de nouvelles technologies de suivi ou d’analyse sont mises en place, la présente déclaration et, lorsque cela est nécessaire, le dispositif de gestion des préférences seront adaptés en conséquence.

12. Modifications de la déclaration

Versions Originales Sàrl peut adapter la présente déclaration lorsque ses traitements, ses outils ou les exigences légales évoluent. La version en vigueur porte la date de sa dernière mise à jour.

13. État du document

Dernière mise à jour : 29 septembre 2026. Version de travail à finaliser après validation des coordonnées de contact, des règles de conservation et de suppression des données, des traitements propres au site Internet et de la politique interne relative à l’IA.

Sources de référence

PFPDT, Déclaration de protection des données sur Internet et Devoir d’informer.

LPD et OPDo, bases légales du PFPDT (admin.ch).
PFPDT, Devoir d’informer.
PFPDT, Communication de données à l’étranger.
PFPDT, Externalisation (sous-traitance).
PFPDT, IA et protection des données, 24.09.2025.
Infomaniak, Service Mail et accord sur le traitement des données (DPA), consultés en septembre 2026.
DeepL, politique de confidentialité et documentation « Infrastructure et protection des données chez DeepL », consultées en septembre 2026.